Obchodní podmínky Expo

PODMÍNKY ÚČASTI NA VELETRHU SMART ENERGY FORUM

I. Pořadatel

SMART ENERGY FORUM s. r.o., Dobrá 177, 739 51 Dobrá (dále jen „SMART ENERGY FORUM“).

II. Vystavovatel

 Právnické a fyzické osoby, kterým SMART ENERGY FORUM potvrdil účast na veletrhu.

III. Přihlášení na veletrh a přidělení ploch

III.1. Řádně vyplněná přihláška spolu s objednávkou výstavní plochy, zaslaná SMART ENERGY FORUM, je pro objednatele závazná. SMART ENERGY FORUM rozhoduje o přijetí, odmítnutí či krácení objednávky výstavní plochy a není povinen své rozhodnutí zdůvodňovat. Přihláška nebude přijata, není-li činnost objednatele v souladu s nomenklaturou výstavy. Smluvní vztah (smlouva) vzniká potvrzením přihlášky k účasti, jejíž součástí je závazná objednávka výstavní plochy. Pouze krácení objednávky výstavní plochy SMART ENERGY FORUM je novým návrhem a k uzavření smlouvy pak dochází přijetím návrhu vystavovatelem. S potvrzením o přijetí přihlášky k účasti SMART ENERGY FORUM zasílá zálohovou fakturu nájemného s vyúčtováním příslušné DPH. U přihlášek obdržených po 1. lednu příslušného kalendářního roku je vystavena faktura ve 50% výši nájemného a 100% registračního poplatku.

III.2. Po obdržení úhrady zálohy nájemného ve stanovené výši a registračního poplatku zasílá SMART ENERGY FORUM „Potvrzení o umístění expozice“, kterým SMART ENERGY FORUM přidělí vystavovateli objednanou plochu a číslo stánku. Současně vystavuje zálohovou fakturu na doplatek nájemného včetně výše příslušné DPH. Zaplacení celého nájemného, registračního poplatku a služeb spojených s Výstavištěm, včetně příslušné DPH, je podmínkou předání výstavní plochy ve stanoveném termínu. Do 14 dnů po skončení veletrhu vystaví SMART ENERGY FORUM konečnou fakturu i s vyúčtováním dalších poskytnutých služeb na výstavě.

 III.3. SMART ENERGY FORUM může bez souhlasu vystavovatele rozhodnout o změně lokality stánku v rámci výstavy, o této skutečnosti však vystavovatele ihned vyrozumí. V takovémto případě není vystavovatel oprávněn domáhat se náhrady případné škody způsobené změnou lokality stánku.

 III.4. Přidělená plocha nesmí být vystavovatelem dále pronajímána jakékoliv třetí osobě. Výjimku tvoří společná účast několika firem na jedné expozici. V tomto případě je vystavovatel povinen uhradit za každou další firmu registrační poplatek spoluvystavovatele. V případě porušení bude vystavovatel povinen uhradit registrační poplatek spoluvystavovatele ve dvojnásobné výši v průběhu akce.

 III.5. V případě nezaplacení celého pronájmu, případně jakékoli zálohy v termínu splatnosti uvedeném na faktuře, je prodlení vystavovatele podstatným porušením jeho smluvní povinnosti a SMART ENERGY FORUM je oprávněn od smlouvy odstoupit a neumožnit vystavovateli vstup do areálu. Pokud se vystavovatel výstavy nezúčastní, je i v tomto případě povinen zaplatit již vystavené zálohové faktury a zrealizované služby. Jejich zaplacením a následným vyúčtováním zanikají závazky smluvních stran této smlouvy.

IV. Nájemné za výstavní plochu a registrační poplatek

 IV.1. Velikost výstavní plochy je minimálně 12 m2 , její tvar musí respektovat poměr delší strany ku kratší maximálně do hodnoty 2,5. Nájemné se stanoví podle rozměru plochy a každý započatý metr čtvereční se účtuje jako celý. Nájemné je stanoveno na dobu přípravy, vlastní akce a likvidace a je v něm též zahrnuta celková příprava, organizace, produkce a propagace výstavy.

IV.2. Registrační poplatek vystavovatele a spoluvystavovatele je nevratný a je splatný při přihlášení k účasti na veletrhu.

V. Platební a sankční podmínky

V.1. Vystavovatel se zavazuje uhradit SMART ENERGY FORUM veškerá poskytnutá plnění do dne splatnosti uvedeného na faktuře. Pro případ, kdy vystavovatel neuhradí vyfakturovanou částku nejpozději v den splatnosti uvedený na faktuře, sjednávají smluvní strany úrok z prodlení ve výši 0,1 % za každý den prodlení z včas nezaplacené částky. Tímto ujednáním není dotčeno právo SMART ENERGY FORUM na odstoupení od smlouvy dle článku III.5.

 V.2. V případě, že vystavovatel odvolá zcela svou účast na výstavě SMART ENERGY FORUM nebo omezí (sníží) závazně objednanou výstavní plochu, uhrazená částka nájemného (resp. její poměrná část) se vrací vystavovateli v případě, že písemné stornování objednané plochy nebo její části bude SMART ENERGY FORUM doručeno nejpozději 6 měsíců před zahájením veletrhu.

 V.3. Stornování (písemné) objednané plochy nebo její části vystavovatelem v době kratší než 6 měsíců před zahájením veletrhu je porušením jeho povinnosti k řádné účasti a vystavovatel je v takovém případě povinen zaplatit SMART ENERGY FORUM smluvní pokutu: a/ v době kratší než 6 měsíců před zahájením veletrhu ve výši 50 % z pronájmu závazně objednané plochy b/ v době kratší než 3 měsíce před zahájením veletrhu ve výši celého nájemného.

VI. Realizace, provoz a likvidace výstavních expozic

VI.1. Vystavovatel má právo objednat stavbu stánku a další služby související s vybavením stánku u jakékoliv realizační firmy. Vystavovatel má právo využít vlastní stánek a vybavení.

VI.2. Maximální výška expozic včetně poutačů je 5 m, výjimky povoluje pouze SMART ENERGY FORUM. Vystavovatel odpovídá v plném rozsahu za to, že při výstavbě expozic a předvádění exponátů splňuje Technicko – bezpečnostní předpisy a Organizační pokyny SMART ENERGY FORUM, které jsou nedílnou součástí podmínek účasti. Patrové expozice již ve stadiu projektu musí být předloženy SMART ENERGY FORUM ke schválení. U patrových expozic je vystavovatel povinen předložit SMART ENERGY FORUM nejpozději v den zahájení výstavy potvrzení statika.

 VI.3. Vystavovatel je povinen předložit SMART ENERGY FORUM ve stanovené lhůtě před zahájením přípravy ke schválení projekt expozice. Architektonické ztvárnění expozice nesmí omezovat okolní expozice. Expozice musí splňovat podmínky požární ochrany (viz Technicko-bezpečnostní předpisy). Patrové expozice již ve stadiu záměru nebo studie musí být předloženy k posouzení a schválení požárnímu specialistovi veletržní správy. Vystavovatel musí uvést v přihlášce k účasti záměr postavit patrovou expozici na výstavní ploše.

VI.4. Zadní část expozic převyšující 2,5 m musí být upravena tak, aby opticky nenarušovala vzhled okolních expozic.

 VI.5. Vystavovatel je povinen si ověřit a dodržovat výšky, únosnost a případně jiné technické parametry, které jsou vyšší než standardní uvedené v objednávce nebo ve výstavním areálu (rozměry dveří apod.).

VI.6. Přívod elektrické energie, vody a telefonu může vystavovatel objednat výhradně u SMART ENEGY FORUM ve stanoveném termínu před výstavou.

 VI.7. Vystavovatel může provádět montáž vlastního stánku pouze v termínu stanoveném SMART ENERGY FORUM. Při realizaci expozic vystavovatel plně odpovídá za činnost jím pověřené realizační firmy ve výstavním areálu.

 VI.8. Vystavovatel (resp. jím pověřená firma) nesmí likvidovat exponáty a expozici před ukončením výstavy.

VI.9. Za škody způsobené vadnou elektroinstalací v expozici odpovídá v plném rozsahu vystavovatel. Vystavovatel je povinen předložit SMART ENERGY FORUM nejpozději v den zahájení veletrhu revizní zprávu elektrických rozvodů v expozici vystavenou autorizovaným technikem.

VI.10. Vystavovatel odpovídá za výstavní plochu a veškerá zařízení pronajatá SMART ENERGY FORUM a je povinen je předat po skončení akce neporušené. Poškodí-li nebo znečistí- -li vystavovatel výstavní plochy, výstavní areál či zařízení zapůjčené SMART ENERGY FORUM, je povinen uhradit SMART ENERGY FORUM způsobené škody v plné výši.

VI.11. Vystavovatel je povinen zlikvidovat jím vzniklý odpad na své náklady. Za tím účelem je povinen si objednat odpadní nádoby nebo odpad odvézt vlastními prostředky. Vystavovatel je po demontáži povinen výstavní plochu předat uklizenou a bez poškození a o tomto předání se zástupcem SMART ENERGY FORUM sepsat protokol. V případě, že vystavovatel plochu v řádném stavu nepředá, je SMART ENERGY FORUM oprávněn vyúčtovat smluvní pokutu ve výši 100 Kč/m2 objednané výstavní plochy, odpovídající nákladům na úklid.

VI.12. Vystavovatel se zavazuje dodržovat SMART ENERGY FORUM stanovené časy příchodů a odchodů do/z výstavních prostor. Vystavovatelé jsou povinni nosit viditelně vystavovatelské průkazy po celou dobu konání veletrhu.

 VI.13. Ve výstavních halách je zakázáno kouřit (včetně elektronických cigaret) a manipulovat s otevřeným ohněm. Vstup s domácím zvířetem (psem, kočkou apod.) není do areálu výstaviště dovolen. Pohybovat se na kole a jiných kolečkových prostředcích v areálu výstaviště není dovoleno.

VII. Prezentace

VII.1. Vystavovatel je oprávněn propagovat své výrobky pouze ve vlastní expozici. Umísťování firemních poutačů, rozsev letáků, vylepování propagačních a informačních materiálů mimo vlastní expozici, na okna, stěny, podlahy či sloupy hal není dovoleno. Výstavní správa je oprávněna veškerou reklamu, která neodpovídá výše uvedeným odstavcům, zakázat, resp. na náklady vystavovatele odstranit. Vystavovatel svojí prezentací nesmí rušit nebo omezovat okolní expozice. Mimo expozice je možné umisťovat a distribuovat plakáty, reklamní štíty a jiné propagační prostředky pouze na místech určených SMART ENERGY FORUM za zvláštní poplatky. SMART ENERGY FORUM může prezentace zakázat nebo omezit v případě, že způsobují hluk, prach, zplodiny, otřesy a ruší provoz akce. Na hranici výstavního stánku přitom nesmí být překročena hladina hluku 70 dB ve smyslu nařízení vlády č. 148/2006 Sb., o ochraně zdraví před nepříznivými účinky hluku a vibrací, v platném znění. K hudební produkci na veletrhu má vystavovatel navíc povinnost si vyžádat schválení příslušného kolektivního správce autorských práv (OSA, INTERGRAM) ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., autorský zákon, v platném znění a uhradit případné poplatky. Provozování akustické reklamy rušící jiné vystavovatele je zakázáno.

 VII.2. Dle zákona č. 480/2004 Sb., o regulaci reklamy, souhlasí vystavovatel se zasíláním nabídek souvisejících s jeho účastí na výstavě.

VII.3. V souladu se zákonem č. 121/2000 Sb., autorský zákon, uděluje vystavovatel SMART ENERGY FORUM souhlas s pořízením zvukových a obrazových záznamů a s jejich zveřejněním v souvislosti s prezentací SMART ENERGY FORUM nebo výstavy, kterého se vystavovatel účastnil, a to bez nároku vystavovatele na odměnu.

VII.4. SMART ENERGY FORUM je oprávněn použít vystavovatelem zaslané textové a obrazové podklady a materiály, a to pro účely prezentace SMART ENERGY FORUM nebo výstavy, kterého se vystavovatel účastnil.

VII.5. V souladu s nařízením EU o ochraně osobních údajů (GDPR), je SMART ENERGY FORUM jako zpracovatel oprávněn ke zpracování, uložení a uchování osobních údajů získaných od vystavovatele, za účelem řádného zajištění veletrhu, kterého se vystavovatel účastnil, k čemuž mu vystavovatel uděluje souhlas.

 VIII. Ztráty a pojištění

VIII.1. SMART ENERGY FORUM neodpovídá vystavovateli ani jeho spoluvystavovateli za ztrátu, zničení či jakékoliv poškození exponátů, vybavení a zařízení stánku, zboží, obalů a balicího materiálu, bez ohledu na to, zda se zničení či jiné poškození stalo před zahájením, během, či po skončení výstavy. SMART ENERGY FORUM zajišťuje všeobecnou noční ostrahu výstavního areálu. V případě odcizení exponátů je vystavovatel povinen nahlásit tuto skutečnost na Policii ČR, náhrada škody je možná pouze prostřednictvím pojišťovny. Vystavovatel k tomu účelu uzavře pojištění své expozice, vystaveného zboží a zařízení.

VIII.2 Vystavovatel má možnost objednat si u SMART ENERGY FORUM individuální ostrahu svého stánku.

IX. Závěrečná ustanovení

IX.1. V případě, že SMART ENERGY FORUM v důsledku jím nezaviněných okolností (vis major) nemůže zahájit výstavu, zajistit jeho konání v plném rozsahu či části, uvědomí o tom bez odkladu vystavovatele. Veškeré závazky vzniklé z uzavřené smlouvy o účasti vystavovatele zanikají a vystavovateli nepřísluší žádný nárok na náhradu vzniklých škod. SMART ENERGY FORUM je v tomto případě oprávněn vyžadovat od vystavovatelů zaplacení objednané výstavní plochy a služby odpovídajícímu stupni rozpracování.

IX.2. Veškeré změny a dodatky smluvního vztahu mohou platně nastat pouze písemným ujednáním.

 IX.3. Jakékoliv nároky ze strany vystavovatele vůči SMART ENERGY FORUM musí být uplatněny u zodpovědného pracovníka písemnou formou ihned po zjištění závady, max. poslední den konání veletrhu, jinak jeho právo zaniká.

 IX.4. Vystavovatel je oprávněn požadovat jako náhradu škody částku odpovídající nejvíce 100 % uhrazených plnění za pronájem výstavní plochy, jakožto nejvyšší předvídatelnou škodu, která je důsledkem porušení povinnosti SMART ENERGY FORUM.

IX.5. Smluvní vztahy se řídí českým právem.