Obchodní podmínky pro vystavovatele

1. ÚVODNÍ USTANOVENÍ

1.1. Pro potřeby těchto Obchodních podmínek pro vystavovatel na veletrhu Smart Energy Forum v Praze ve dnech 15.-16. října 2025 (dále jen „veletrh SEF“) se rozumí:

Organizátor společnost Smart Energy Forum s.r.o., se sídlem Dobrá 177, 739 51 Dobrá, IČO 174 81 376, DIČ CZ174 81 376, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Ostravě, oddíl C vložka 90271, zastoupená Jaroslav Dorda, e-mail: info@smartenergforum.cz, webové stránky www.smartenergyforum.cz.▪ Návštěvníkem zákazník, který se zúčastnil předchozího ročníku veletrhu SEF anebo odeslal objednávku vstupenky a je tak pravděpodobné, že se akce veletrhu SEF zúčastní nebo má zájem se zúčastnit.

Vystavovatelem osoba, která si na veletrhu SEF pronajala výstavní plochu za účelem vlastní prezentace, nebo kterou společnost oslovila, aby se veletrhu SEF zúčastnila za účelem vlastní prezentace.

2. PODMÍNKY ÚČASTI, PLATEBNÍ PODMÍNKY

2.1. Podmínkou účasti je doručení řádně vyplněné a podepsané Vystavovatelské přihlášky (dále jen “přihláška”) včetně podepsaných obchodních podmínek pořadateli. Přihláška se pokládá za návrh na uzavření smlouvy mezi vystavovatelem a pořadatelem. Pořadatel samostatně rozhoduje o přijetí nebo odmítnutí návrhu na uzavření smlouvy v podobě přihlášky k účasti vystavovatele na veletrhu SEF. Případné zamítnutí může být učiněno i bez udání důvodu. Smluvní vztah vzniká písemným potvrzením přijetí přihlášky vystavovatele, zaslaným pořadatelem elektronickou cestou na kontaktní e-mail vystavovatele uvedený v závazné přihlášce.

2.2. Podpisem přihlášky vystavovatel potvrzuje, že souhlasí s obchodními podmínkami pro účast na veletrhu a bere na vědomí Zásady pro ochranu osobních údajů a zavazuje se je dodržovat.

2.3. Po přijetí přihlášky v době do 60 dní před konáním veletrhu SEF pořadatel zašle vystavovateli zálohovou fakturu se splatností deseti (10) dní za registrační poplatek ve výši 250 € a za pronájem výstavní plochy ve výši padesát (50) % z celkové částky, která se stanoví dle vyplněné přihlášky. Nebude-li zálohová faktura uhrazena ve splatnosti, rezervovaná výstavní plocha bude moci být nabídnuta k rezervaci dalším zájemcům. Nebude-li zálohová faktura uhrazena ani do třiceti (30) dnů po jejím vystavení, vyhrazuje si pořadatel právo jednostranně odstoupit od smlouvy.

2.4. Po přijetí přihlášky v době do 60 dní před konáním veletrhu SEF bude faktura na zbytek částky vystavena nejpozději třicet (30) dní před dnem konání veletrhu SEF se splatností sedm (7) dní. Nebude-li faktura uhrazena ve splatnosti, pořadateli vzniká právo jednostranně odstoupit od smlouvy a právo na smluvní pokutu ve výši zálohy uhrazené podle předchozího odstavce. Vystavovatel bere na vědomí, že smluvní pokuta může být pořadatelem započtena na zaplacenou zálohu.

2.5. Po přijetí přihlášky v době kratší než 60 dní před konáním veletrhu SEF pořadatel zašle vystavovateli zálohovou fakturu se splatností sedmi (7) dní za pronájem výstavní plochy ve výši padesát (100) % z celkové částky, která se stanoví dle vyplněné přihlášky. Nebude-li zálohová faktura uhrazena ve splatnosti, rezervovaná výstavní plocha bude moci být nabídnuta k rezervaci dalším zájemcům. Nebude-li zálohová faktura uhrazena ani do patnácti (15) dnů po jejím vystavení, vyhrazuje si pořadatel právo jednostranně odstoupit od smlouvy.

2.6. Veškeré další náklady vystavovatele, které vzniknou v průběhu veletrhu a nejsou zahrnuty v dosavadní fakturaci, budou vyfakturovány před konáním veletrhu SEF se splatností čtrnáct (7) dní od vystavení. Jedná se zejména o náklady na předem neobjednané energie a služby, které vystavovatel využije v průběhu veletrhu SEF.

2.7. Vystavovatel je oprávněn zrušit smluvní vztah nejpozději dne 1. 8. 2025 zaplacením odstupného ve výši zálohy podle odst. 3, ve smyslu § 1992 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů. O  záměru zrušení smlouvy informuje písemně pořadatele. Nedohodnou-li se smluvní strany jinak, započte se odstupné na zaplacenou zálohu vč. registračního poplatku. Po tomto termínu (1. 8. 2025) nelze ze strany vystavovatele smlouvu vypovědět, odstoupit od ní, či se z ní jiným způsobem vyvázat; smluvní strany za tím účelem zejména vylučují aplikaci § 2002, § 2208, § 2232 a  § 2308 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů. Oznámí-li vystavovatel pořadateli svůj záměr nezúčastnit se veletrhu jako vystavovatel po dni 1. 8. 2025, popř. se veletrhu nezúčastní bez oznámení, nezbavuje ho to povinnosti uhradit doplatek sjednané ceny.

2.8. Vystavovatel je povinen postupovat v souladu s právními předpisy ČR vztahujícími se k duševnímu vlastnictví. V případě porušení ustanovení upravujících vlastnická práva či práva duševního vlastnictví si pořadatel vyhrazuje právo na vyloučení vystavovatele z účasti na veletrhu SEF bez práva na navrácení již uhrazených plateb.

2.9. Vystavovatel nesmí v době přípravy a konání veletrhu SEF používat ve výstavních prostorách drony. V případě porušení této povinnosti má organizátor veletrhu SEF účtovat smluvní pokutu ve výši 50 000 Kč za každý jednotlivý případ porušení této povinnosti.

3. PRONÁJEM VÝSTAVNÍ PLOCHY

3.1. Vystavované exponáty a nabízené služby musejí být v souladu se zaměřením veletrhu SEF.3.2. Výše poplatku za pronájem výstavní plochy se vypočte z přihlášky vyplněné vystavovatelem.

3.3. Cena za pronájem výstavní plochy zahrnuje služby dle přihlášky.

3.4. Vystavovatel si může umístění výstavní plochy vybrat z rastru výstavní plochy. Nezávazná rezervace konkrétní výstavní plochy je možná ještě před podepsáním přihlášky, a to na maximální dobu sedmi (7) dní. Nezávaznou rezervaci provede vystavovatel tak, že pořadateli sdělí e-mailem, které místo na rastru výstavní plochy chce nezávazně zarezervovat. Pokud do sedmi (7) dní od nezávazné rezervace nebude pořadateli doručena podepsaná přihláška, nezávazná rezervace zanikne a prostor může být nabídnut dalším zájemcům.

3.5. V okamžiku přijetí přihlášky pořadatelem je rezervace považována za závaznou, s výjimkou stanovenou v čl. 2, odstavci 3. Umístění závazně rezervované výstavní plochy může být změněno pouze na žádost vystavovatele, nebo s jeho souhlasem.

3.6. V případě, že vystavovatel nezaujme své místo na veletrhu do domluveného termínu, smlouva zaniká a pořadatel je oprávněn výstavní plochu nabídnout jinému vystavovateli či ji využít jinak; původní vystavovatel nemá v tomto případě právo na vrácení uhrazené ceny za pronájem výstavní plochy (ani nezaniká jeho povinnost doplatit cenu ve smyslu čl. 2 odst. 7, pokud je dosud s její úhradou v prodlení).

3.7. Vystavovatel je povinen dostavit v době přípravy veletrhu SEF (13.-14. října v době od 8:00 do 18:00), nejpozději však dne 14. října 2025 do 18:30 hod. na recepci veletrhu SEF, kde mu budou zkontrolovány platby a vydány vystavovatelské průkazy. Poté bude odveden na výstavní plochu, kde si buď převezme od pořadatele objednanou stavbu výstavního stánku, nebo si postaví stánek vlastní. V případě, že se vystavovatel nedostaví ve stanoveném termínu k registraci ani není s pořadatelem individuálně dohodnutý jinak, má se za to, že vystavovatel nezaujal své místo na veletrhu do domluveného termínu (s důsledky podle předchozího odstavce).

3.8. Pořadatel je povinen přenechat vystavovateli prostor do užívání vyklizený a čistý. Vystavovatel je povinen předat pořadateli prodejní místo ve stavu, v jakém mu bylo přenecháno do užívání, nejpozději do 11:00 dne 17. října 2025. V případě, že tuto povinnost poruší, je povinen zaplatit pořadateli smluvní pokutu ve výši 20.000 Kč za každou započatou hodinu prodlení, včetně času potřebného pro vyklizení. Ujednáním o této smluvní pokutě není dotčeno právo pořadatele žádat náhradu škody. Tím, že vystavovatelé nestihnou likvidaci expozice do 11:00 dne 17. října 2025, může pořadateli vzniknout škoda převyšující smluvní pokutu sjednanou v čl. 3 odst. 8. K náhradě této škody jsou povinni všichni vystavovatelé, kteří nestihnou své expozice zlikvidovat.

3.9. Vystavovatel je oprávněn propagovat své exponáty a služby pouze na své výstavní ploše. Umísťování jakýchkoli reklamních a propagačních materiálů mimo výstavní plochu musí být předem odsouhlaseno pořadatelem.

3.10. Vystavovatel svojí prezentací nesmí rušit nebo omezovat okolní expozice a je povinen dodržovat pořádek. Vystavovatel se zavazuje, že po celou dobu konání veletrhu nebude jakkoliv propagovat násilí, náboženskou či rasovou nesnášenlivost či jednat jakýmkoliv jiným způsobem, který by byl s to ohrozit mravnost nebo poškodit či ohrozit dobrou pověst veletrhu SEF.

4. PŘEDPISY UŽÍVÁNÍ VÝSTAVNÍ PLOCHY 

4.1. Vystavovatel, je povinen seznámit se a dodržovat veškeré právní předpisy České republiky, technické normy, Provozní řád výstaviště PVA EXPO PRAHA, Přehled rizik při činnostech externích dodavatelů a jejich eliminace výstaviště PVA EXPO PRAHA, Požární poplachová směrnice výstaviště PVA EXPO PRAHA a je povinen přijímat účinná opatření k předcházení škodám.4.2. Veškerý personál vystavovatele a pracovníci jeho montážních firem musí být viditelně označen.

4.3 Vystavovatel je povinen neprodleně nahlásit pořadateli jakékoliv škody a vady na výstavní ploše, které nalezne.

4.5. Vystavovatel nesmí ve své expozici ani v prostoru výstaviště skladovat nebo používat žádné hořlavé látky, výbušniny, jedy a jiné zdraví škodlivé látky. Po dobu konání výstavy, při montáži i demontáži platí přísný zákaz kouření a manipulace s otevřeným ohněm ve všech prostorách výstaviště. V  celém areálu výstaviště platí zákaz používání jakýchkoliv pyrotechnických efektů a dronů.

4.6. Vystavovatel je povinen kontrolovat stav používaných elektrospotřebičů. Elektroinstalační práce může provádět pouze osoba s platným pověřením k této činnosti. Zapnuté elektrické spotřebiče nesmí zůstat bez dozoru a podléhajíli revizím dle jiným právních předpisů, má vystavovatel povinnost příslušné revize zajistit. Obdobně platí i pro elektropřípojky, prodlužovací kabely apod. Je zakázáno jakkoli zasahovat do elektroinstalace v areálu výstaviště.

4.7. V  případě využívání tepelných spotřebičů je vystavovatel povinen zajistit, aby používaná tepelná zařízení byla v bezvadném technickém stavu a měla zajištěna příslušné revize. Při užívání tepelných spotřebičů má vystavovatel povinnost dodržovat bezpečné vzdálenosti spotřebičů od hořlavých povrchů, případně použít tepelné izolační zábrany z nehořlavého materiálu. Tepelné spotřebiče musí být pod stálým dozorem a při ukončení výstavního provozu musí být prokazatelně odpojeny od elektrické sítě.

4.8. Ve vnitřních prostorách výstaviště je zakázáno používat plynová zařízení.

4.9. Ztvárnění, vizualizace a provoz expozice či reklamní poutače nesmějí rušit nebo omezovat ostatní expozice. Rovněž stěny expozice (boční i zadní) přesahují výšku 2,5 m a sousedící se zadní nebo boční stranou okolních stánků, musí být nad výšku 2,5 m pojaty stavebně i graficky neutrálně. Využití těchto zvýšených stěn pro vlastní reklamní účely je nepřípustné.

4.10. Obrys výstavního stánku nesmí přesahovat obrys pronajaté výstavní plochy ani nad úrovní stropní konstrukce stánku. Stánek ani žádná jeho část se nesmí dotýkat konstrukce, stěn ani střechy výstavní haly a jeho zadní stěna nesmí být od stěny haly vzdálena méně jak 1m. Nejvyšší bod stánku musí být vzdálen minimálně 70 cm od stropní konstrukce

4.11. Veškerá technika, stánky, přepravky, boxy, stoly aj. musí být podloženy minimálně kobercem. Vozíky používané ve vnitřních prostorách musí mít polyuretanová a nebarvící kolečka. Nábytek musí mít nohy s  plastovými nebo gumovými krytkami, nebo musí být podlepen filci. Oboustranná lepenka, kterou se lepí koberce k podlahám, musí být zároveň podlepena lepenkou papírovou.

4.12. Z bezpečnostních, požárních i provozních důvodů je zakázáno skladování jakéhokoliv materiálu v technických uličkách (zejména za zadní stěnou stánku). Uskladnění a zpětné dodání obalů je možné objednat u smluvní spedice. Případné přesahy, nesoulady či reklamní upoutávky mimo výstavní plochu jsou možné jen po předchozím schválení ze strany organizátora veletrhu SEF. V případě porušené těchto podmínek bude firma nucena zajistit nápravu na vlastní náklady.

4.13. Veškerá hudební produkce na veletrhu SEF podléhá AUTORSKÉMU ZÁKONU č. 121/2000 Sb., – tj. zákonu podléhají všechny osoby, které při své podnikatelské činnosti užívají snímků výkonných umělců a výrobců zvukových a zvukově obrazových záznamů pomocí technických zařízení (rádio, televize, CD, minivěž apod.) a pořádají živé hudební produkce. Upozorňujeme všechny vystavovatele, že v případě, že budou na svých expozicích provozovat výše zmíněné, jsou povinni dodržet ustanovení výše citovaného zákona a ještě před začátkem veletrhu ohlásit produkci správcům autorských práv OSA a INTERGRAM a uhradit autorskou odměnu. Podrobnější informace získáte na www.osa.cz a www.intergram.cz. l Při splnění shora uvedeného je povoleno provozování audiovizuálních, akustických, hudebních, tanečních a jiných produkcí po dobu maximálně 15 minut za hodinu pouze za předpokladu, že provozem těchto prostředků nebudou rušeni ostatní vystavovatelé a po předchozí domluvě s organizátorem veletrhu SEF. PROSÍME o dodržení podmínek výše. V opačném případě je zakázáno ze strany organizátora veletrhu SEF jakoukoliv hudební produkci dle výše uvedeného provozovat a hrozí pokuta ve výši 10  000 Kč. Při opakovaném porušení i zákaz produkce.

4.14. Je zakázáno vlévat jakékoli toxické látky, biologický odpad a chemické látky do kanálů, toalet, výlevek nebo umyvadel.

4.15. Skladování zbytků odpadového materiálu za stěnou stánku mimo expozici je zakázáno.

4.16. Vystavovatel nesmí poškodit instalované octanormové stěny a je povinen je uvést do stavu, v jakém je převzal,tedy zejména je povinen odlepit instalované propagační materiály a zbavit stěny jakýchkoli dalších nečistot.

4.17. Je zakázáno vjíždět vozidly do vnitřních prostor výstaviště, na zatravněné plochy, a jiná místa, která nejsou k vjezdu vozidel určena. Maximální povolená rychlost po všech komunikacích v areálu výstaviště je 30 km/h.

4.18. Parkování je možné pouze na parkovacích místech k tomu určených. Parkování před vstupy do pavilonů a v návozových vratech je povoleno pouze na dobu nezbytně nutnou pro vykládku/nakládku.

4.19. Vystavovatel odpovídá za škody způsobené porušením ustanovení této smlouvy nebo platných předpisů a za škody způsobené v rámci své činnosti na veletrhu v rozsahu dle platné právní úpravy a je povinen vzniklou škodu pořadateli na jeho výzvu uhradit.

4.20. Pořadatel neodpovídá na výstavišti vystavovatelům ani jejich spoluvystavovatelům za ztrátu, zničení nebo jakékoliv poškození exponátů, vybavení a zařízení stánků, zboží, obalů, balicích materiálů bez ohledu, zda ztráta, zničení nebo jiné poškození vznikly při montáži, dopravě či v průběhu veletrhu.

4.21 POJIŠTĚNÍ je povinen si zajistit každý vystavovatelů, a to na všechny exponáty jak svoje, tak spoluvystavovatelů, na celou dobu jejich přítomnosti na výstavišti proti veškerým nebezpečím, která pro majetek vystavovatele přicházejí v úvahu.  Pojištění je možno sjednat předem u společnosti Total Brokers, a.s. či jiné pojišťovny.

4.22. Likvidace bude probíhat po skončení veletrhu, tj. od 17:00 do 24:00 dne 16. října a také od 8:00 do 11:00 dne 17. října. Zakazuje se započít s likvidací dříve než po skončení veletrhu. V případě porušení tohoto zákazu vzniká vystavovateli povinnost zaplatit jednorázovou smluvní pokutu ve výši 10.000 Kč, která je splatná okamžitě.

5. PRÁVA A POVINNOSTI STRAN

5.1. Vystavovatel je oprávněn užívat výstavní plochu pouze ke smluvenému účelu. Jakákoli další činnost podléhá souhlasu pořadatele.

5.2. Pořadatel si vyhrazuje právo schválení každého dalšího vystavovatele (spoluvystavovatele) v rámci již jednou pronajaté výstavní plochy. V případě porušení tohoto ustanovení si pořadatel vyhrazuje právo vyloučit vystavovatele z jakékoliv účasti na veletrhu, a to bez práva na vrácení uhrazeného poplatku za pronájem výstavní plochy.

5.3. Pořadatel si vyhrazuje právo vykázat vystavovatele z veletrhu a odstoupit od smlouvy bez možnosti vrácení poplatku za pronájem vystavovateli v případě závažného či opakovaného porušení obchodních podmínek. Nevyhovíli vystavovatel výzvě k opuštění veletrhu, je povinen uhradit smluvní pokutu ve výši 10.000 Kč, která je splatná okamžitě.

5.4. Pořadatel si vyhrazuje právo používat fotografie či jiné záznamy obrazu a zvuku, na nichž je zachycen vystavovatel, jeho autorská díla, přímo či nepřímo jeho výstavní plocha a jiné statky chráněné autorským zákonem, zejména za účelem propagace dalších akcí pořadatele či propagace samotného vystavovatele. Touto smlouvou vystavovatel souhlasí s použitím výše uvedeného, a to po dobu pěti (5) let od konání veletrhu.

5.5. V případě, že pořadatel v důsledku jím nezaviněných událostí nebude moci uskutečnit veletrh anebo jeho část, oznámí to ihned vystavovateli. Toto oznámení má účinky odstoupení od smlouvy. Vystavovatel má v tomto případě právo na úplné vrácení uhrazené ceny za pronájem výstavní plochy.

5.6. V případě, že pořadatel nebude moci uskutečnit veletrh SEF anebo jeho část v důsledku vládních či obdobných opatření v souvislosti se šířením onemocnění COVID-19 způsobeného virem SARS-CoV-19, nehledě na skutečnost, kdy se o takém důvodu dozví, oznámí to ihned vystavovateli a přesune konání veletrhu SEF anebo jeho části na náhradní termín s tím, že vystavovatel nebude povinen hradit žádné náklady nad rámec poplatků dle těchto obchodních podmínek a cena za pronájem výstavní plochy zůstane stejná i pokud by fakticky došlo ke zvýšení nákladů (tj. taková, jaká byla uvedena v přihlášce). Nebude-li vystavovatel souhlasit s přesunutím veletrhu, bude jeho účast ze strany pořadatele zrušena a vystavovateli bude účtován storno poplatek výši 50 % z výše poplatků, které je povinen zaplatit dle těchto obchodních podmínek, odpovídající výši zálohy, za účelem pokrytí nákladů pořadatele. Nedohodnou-li se smluvní strany jinak, započte se storno poplatek na zaplacenou zálohu. Pořadatel v takovém případě neodpovídá za újmu, která přesunutím veletrhu anebo jeho části vystavovateli vznikne. Ustanovení se vztahuje i na opakované přesunutí veletrhu až do jeho skutečného konání.

5.7. Případné reklamace na služby pořadatele je nutno provádět ihned, vč. písemného zápisu na recepci veletrhu SEF.

6. UKONČENÍ SMLOUVY

6.1. Vystavovatel má právo ukončit smlouvu s pořadatelem jen z důvodů a způsobem výslovně stanoveným v těchto podmínkách; jiné formy ukončení jsou vyloučeny (viz čl. 1 odst. 6 těchto podmínek), a to písemnou formou.

6.2. Pořadatel má právo odstoupit od smlouvy s vystavovatelem, a to ze zákonem stanovených důvodů anebo důvodů stanovených těmito obchodními podmínkami. Pořadatel je oprávněn od této smlouvy odstoupit také v případě, že chováním vystavovatele je ohroženo zdraví lidí nebo hrozí či již vzniklo vážné poškození prostor konání veletrhu. Pořadatel má v takovém případě právo na zaplacení celého poplatku za pronájem výstavní plochy jako smluvní pokuty a současně je zachováno také právo na náhradu případné škody.

7. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

7.1. Tyto obchodní podmínky jsou nedílnou součástí smlouvy o pronájmu uzavřené přijetím Vystavovatelské přihlášky pořadatelem. Obchodní podmínky nabývají účinnosti dne 1. ledna 2025.

7.2.  Veškeré požadavky na změny či žádosti o udělení výjimky je vystavovatel povinen písemně zaslat pořadateli; případné výjimky jsou účinné až písemným ujednáním smluvních stran.

7.3. Uplatnění smluvní pokuty pořadatelem v souladu s těmito podmínkami nemá vliv na jeho případný nárok na náhradu škody.