Zásady ochrany osobních údajů

Tyto Zásady ochrany osobních údajů doplňují Obchodní podmínky pro vystavovatele a Podmínky prodeje vstupenek na veletrh moderní energetiky Smart Energy Forum (dále jen „veletrh SEF“).

1. ÚVODNÍ USTANOVENÍ

1.1. Pro potřeby těchto Zásad ochrany osobních údajů se rozumí:

▪ Společností společnost Smart Energy Forum s.r.o., se sídlem Dobrá 177, 739 51 Dobrá, IČO 174 81 376, DIČ CZ174 81 376, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Ostravě, oddíl C vložka 90271, zastoupená Jaroslav Dorda, e-mail: info@smartenergforum.cz, webové stránky www.smartenergyforum.cz.

▪ Návštěvníkem zákazník, který se zúčastnil předchozího ročníku veletrhu SEF anebo odeslal objednávku vstupenky a je tak pravděpodobné, že se akce veletrhu SEF zúčastní nebo má zájem se zúčastnit.

▪ Vystavovatelem osoba, která si na veletrhu SEF pronajala výstavní plochu za účelem vlastní prezentace, nebo kterou společnost oslovila, aby se veletrhu SEF zúčastnila za účelem vlastní prezentace.

▪ Zájemcem je návštěvník webových stránek, který se veletrhu SEF prozatím nezúčastnil, příp. který se přihlásil k odběru newsletteru.

▪ Uživatelem se v těchto zásadách používá jako zastřešující pojem pro návštěvníka, vystavovatele i zájemce.

2. Společnost je pořadatelem veletrhu SEF, který je  zaměřený na moderní energetiky (fotovoltaika, akumulace energie, zelená mobilita, energetická flexibilita a agregace, zelený vodík), včetně souvisejících vzdělávacích akcí (např. konference, workshopy, atd.). V zásadách se pro veletrh používá zkratka veletrhu SEF.

3. Znění zásad pro ochranu osobních údajů může společnost změnit či doplňovat. O každé takové změně e-mailem informuje uživatele nejméně 30 dnů před nabytím účinnosti změn.

2. OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

2.1. Na uživatele, kteří jsou fyzickými osobami, se vztahuje Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecné nařízení o ochraně osobních údajů, (v těchto zásadách také jako ‚GDPR‘), přičemž tyto zásady upravují, jak s  jejich osobními údaji společnost nakládá.

2.2. Uživatel bere na vědomí, že odesláním objednávky vstupenky, vystavovatelské přihlášky, přihlášením k odběru newsletteru nebo prohlížením webových stránek veletrhu SEF dochází ke zpracování osobních údajů společností nebo třetími osobami, které společnost pověřila zpracováním. Vždy v souladu s těmito zásadami a naší Cookie Policy.

2.3. Společnost zpracovává výhradně osobní údaje získané od uživatele. Uživatel poskytuje společnosti údaje dobrovolně a vědomě a zároveň poskytne údaje úplné, pravdivé a aktuální týkající se výhradně jeho osoby. Pokud uživatel zadává údaje třetích osob, odpovídá za to, že s údaji nakládá oprávněně a nedochází k zásahu do práv třetích osob.

2.4. Společnost může nakládat s těmito údaji:
U vystavovatelů se jedná o:
– jméno a příjmení
– fakturační adresa a IČ
– adresa elektronické pošty (e-mail)
– telefonní číslo
– webová adresa osobního webu
– pracovní pozice, pokud se jedná o zaměstnance
– oblasti zájmu na veletrhu SEF
– časové razítko vstupu a odchodu na/z veletrhu SEF
– IP adresy zařízení, z nichž jsou stránky prohlíženy.

U návštěvníků se jedná o:
– jméno a příjmení
– fakturační adresa a IČ
– adresa elektronické pošty (e-mail)
– telefonní číslo
– oblasti zájmu na veletrhu SEF
– časové razítko vstupu a odchodu na/z veletrhu SEF
– IP adresy zařízení, z nichž jsou stránky prohlíženy.

U zájemců se jedná o:
– adresa elektronické pošty (e-mail)
– IP adresy zařízení, z nichž jsou stránky prohlíženy.

2.5. Osobní údaje u vystavovatelů jsou zpracovávány za účelem plnění smlouvy (vyřízení vystavovatelských přihlášek, administrativy ohledně pronájmu výstavního místa, informování o technických a organizačních záležitostech týkajících se vystavování na veletrhu SEF). E-mail a IP adresy zařízení, z nichž jsou stránky SEF prohlíženy, jsou zpracovávány za účelem oprávněného zájmu společnosti (informování o dalších ročnících SEF, událostech týkajících se SEF nebo partnerských událostí souvisejícími s e-commerce). Osobní údaje podle tohoto odstavce jsou zpracovávány počínaje obdržením přihlášky vystavovatele po dobu:

– 10 let od ukončení smlouvy odpovídajícím promlčecí době pro případ vzniku sporu v případě zpracovávání za účelem plnění smlouvy
– a po dobu konání veletrhů veletrhu SEF, v případě zpracování za účelem oprávněného zájmu společnosti.

2.6. Osobní údaje návštěvníků jsou zpracovávány za účelem plnění smlouvy (vyhotovení, administrace a zaslání vstupenky, informování o organizačních a technických záležitostech týkajících se veletrhu SEF). E-mail a IP adresy zařízení, z nichž jsou stránky prohlíženy, jsou zpracovávány za účelem oprávněného zájmu společnosti (informování o dalších ročnících veletrhu SEF, o podobných partnerských událostech v e-commerce). Osobní údaje podle tohoto odstavce jsou zpracovávány počínaje obdržením objednávky vstupenky po dobu 3 let od konání veletrhů pro případ vzniku sporu v případě zpracovávání za účelem plnění smlouvy a po dobu konání veletrhů SEF, v případě zpracování za účelem oprávněného zájmu společnosti.

2.7. Osobní údaje zájemců mohou být zpracovávány prostřednictvím ukládání cookies v souladu s naší Cookie Policy a dále na základě souhlasu za podmínek uvedených níže.

3. ZPRACOVÁVÁNÍ ÚDAJŮ NA ZÁKLADĚ SOUHLASU A JEHO ODVOLÁNÍ

3.1. Osobní údaje zájemců, které jsme uvedli výše, může společnost zpracovávat také tehdy, dostane-li k tomu dobrovolný a informovaný souhlas zájemce. Pronájem plochy pro vystavovatele nebo prodej vstupenky nejsou nikdy vázány na poskytnutí souhlasu se zpracováním osobních údajů.

3.2. Souhlas může mít nejčastěji formu tickboxu, e-mailu nebo jej zájemce udělí aktivním krokem vyžadovaném v e-mailu. Souhlas je udělen také vyplněním e-mailu a přihlášením k odběru newsletteru na webu SEF.

3.3. Souhlas může být udělen k různým účelům společně nebo jednotlivě: Aby společnost mohla e-mailem informovat o veletrhu SEF, tj. zasílat obchodní sdělení, která se týkají veletrhu SEF a o partnerských událostech týkajících se oboru moderní energetiky, přestože se zájemce prozatím žádné takové akce nezúčastnil. Aby společnost mohla osobní údaje používat pro doručení co nejrelevantnější reklamy a informací o veletrhu SEF mj. také prostřednictvím remarketingu. V takovém případě mohou třetí osoby (zejména společnosti Google a Facebook) poskytnuté osobní údaje spojovat a kombinovat s údaji, které mají k dispozici, a které získaly v souladu s právními předpisy.

3.4. Zpracovávat osobní údaje na základě souhlasu společnost může po dobu organizování veletrhu SEF. Lhůta pro zpracovávání může být kratší, pokud zájemce souhlas odvolá, a to zasláním e-mailu na adresu info@smartenergyforum.cz.

3.5. Uživatel bere na vědomí, že odesláním objednávky vstupenky, vystavovatelské přihlášky, přihlášením k odběru newsletteru, návštěvou webových stránek veletrhu SEF apod. mohou být osobní údaje nashromažděné společností zpracovány na základě oprávněného zájmu i společností Smart Energy Forum s.r.o., se sídlem Dobrá 177, 739 51 Dobrá, IČO 174 81 376, DIČ CZ174 81 376.

4. DALŠÍ USTANOVENÍ O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

4.1. Společnost má povinnost poskytovat uživatelům co nejrelevantnější informace o veletrhu SEF. Proto může využít jejich IP adresu a jiné identifikátory v souladu s Cookie Policy prostřednictvím analytických webových nástrojů k vyhodnocování návštěvnosti webu a uživatelského chování v online prostoru k dodání individualizovaných informací v rámci oprávněného zájmu společnosti a na základě uděleného souhlasu.

4,2. Po uplynutí lhůt ke zpracovávání osobních údajů nebo zániku důvodů pro zpracovávání společnost osobní údaje ihned zlikviduje.

4.3. Uživatel bere na vědomí, že společnost vynaloží maximální úsilí, aby nedošlo k neoprávněnému zpracování osobních údajů jinými osobami, nicméně neodpovídá uživateli za újmu způsobenou neoprávněným zpracováním osobních údajů třetí osobou.

4. 4. Uživatel bere na vědomí, že společnost využívá cloudové řešení Google Suite od společnosti Google LLC, Kalifornie, USA. K předávání osobních údajů do USA dochází za použití náležitých přenosových mechanismů, včetně odpovídajících předchozích posouzení a náležitých bezpečnostních opatření – konkrétně za použití EU-U.S. Data Privacy Framework.

4.5. Společnost dále využívá pro naplnění účelu zpracování služby Ecomail, Simpleshop a Eventee, jejichž provoz je v souladu s evropskými předpisy o ochraně osobních údajů a kterým můžou být údaje předány. Vždy však pro naplnění účelu zpracovávání.

4.6. Na uživatelova zařízení mohou být ukládány cookies především za účelem funkčnosti probíhajícího připojení, personalizace reklam, nabízení služeb a zjišťování uživatelových preferencí, a získané údaje předávány službám Seznam, Google a Facebook, v souladu s naší Cookie Policy.

4.7. Osobní údaje budou zpracovávány automatizovaným i neautomatizovaným způsobem. Subjekt údajů nebude předmětem individuálního automatizovaného rozhodnutí.

4.8. Uživatel má v souladu s GDPR právo obrátit se na společnost a chtít informace, jaké jeho osobní údaje jsou společnost zpracovává, vyžádat si přístup k těmto údajům a nechat je aktualizovat nebo opravit, popřípadě požadovat omezení zpracování, požadovat kopii zpracovávaných osobních údajů, požadovat v určitých situacích výmaz osobních údajů a v určitých případech má uživatel právo na jejich přenositelnost. Proti zpracování na základě tzv. oprávněného zájmu lze vznést námitku. Nevyhoví-li společnost námitce, má uživatel právo obrátit se přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů. Tímto ustanovením není dotčeno oprávnění uživatele obrátit se se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů přímo03

4.9. Uživatel vždy vyrozumí společnost o změnách v osobních údajích, aby byly zpracovávány pouze aktuální a úplné údaje, a to na žádost společnosti i bez žádosti, dojde-li ke změně údajů.

4.10. Návštěvník i vystavovatel zároveň uděluje společnosti souhlas se jeho zachycením na fotografiích a videozáznamech z veletrhu SEF včetně jejich zveřejnění na webu a sociálních sítích společnosti.

5. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

5.1. Veškeré právní vztahy vznikající na základě nebo v souvislosti se zpracováním osobních údajů se řídí právním řádem České republiky. A to bez ohledu na to, odkud byl přístup k webové stránce společnosti realizován. K řešení případných sporů vzniklých v souvislosti s ochranou soukromí mezi uživatelem a společností jsou příslušné české soudy, které budou aplikovat české právo.

5.2. Tyto Zásady ochrany osobních údajů nabývají účinnosti 1.1. 2025.